7 подводных камней: к чему и как готовиться, если вы хотите участвовать в тендерах

Тендер – это большие заказчики и большие деньги. Или большие проблемы? В бытность владельцем агентства я набил немало шишек на разных тендерных площадках. Поделюсь с вами опытом: расскажу о подводных камнях закупок для небольших компаний, а также о том, как подготовиться к борьбе за заказ, если вы все же решитесь в нее вступить. 

Тендерами называют торги для определения наиболее выгодного поставщика товаров и услуг. Ряд организаций в России – государственные, с госучастием, а также крупные коммерческие – для закупки товаров и услуг обязаны объявлять тендеры: размещать заказы на специальных площадках, чтобы в них могла поучаствовать любая компания. 

Сферу тендерных закупок в России регулируют два закона: 

1. Для государственных торгов: федеральный закон (ФЗ) № 44 «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд». 
2. Для коммерческих закупок: ФЗ № 223 «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц». 

Почему тендеры – это сложно 

Тендер выигрывает компания, которая при полном соответствии требованиям заявки предлагает лучшие условия. Крупным компаниям это дает преимущества, для небольших создает трудности. 

Требования к исполнителям 

Чтобы участвовать в digital-тендере, компания должна соответствовать ряду требований: 

• по организационно-правовой форме – чаще всего для исполнения тендера требуется не ИП, а ООО, ЗАО и так далее; 
• по числу сотрудников – обычно это 20–30 человек, и если часть коллектива получает «серую» зарплату, подтвердить это количество не удастся; 
• по наличию сертификатов рекламных систем – часто не только у таргетологов, но у всех членов команды; 
• по суммам на балансе и совокупному годовому доходу; 
• по отсутствию проблем с налоговой и юридических скандалов – причем не только у компании в целом, но и у директора и учредителей в частности; 
• по отсутствию долгов перед банками; 
• по беспроблемной истории участия в тендерах и так далее. 

Другими словами, для участия в тендере компания должна подтвердить, что существует давно, платежеспособна, не имеет юридических проблем и не находится на стадии банкротства. Три четверти агентств в таких условиях отсеиваются почти сразу. 

Зарегулированный процесс 

Чтобы участвовать в тендере, нужно подать большой пакет документов в строго определенный срок. Состав пакета зависит от условий закупки: это коммерческое предложение плюс обоснования, справки, выписки и так далее – вплоть до копии договора аренды. 

Если что-то отсутствует или оформлено не так – участник выбывает из списка претендентов. 

Неясность условий 

В заявке не всегда четко прописаны условия и тонкости, а связь с организаторами для уточнения нередко оставляет желать лучшего. 

Чаще всего участник общается с заказчиком через тендерную площадку, и ответы на его вопросы могут оказаться неполными или неясными – все-таки это не телефонный разговор. 

Демпинг со стороны более крупных конкурентов 

Крупные агентства обычно участвуют в партнерских программах поставщиков услуг и могут закупать рекламу на особых условиях. Это дает им возможность выставлять почти нулевые или даже отрицательные комиссии, которые небольшая компания не сможет себе позволить, не работая в убыток. 

Нечестная конкуренция 

Заказчик может иметь фаворита. Некоторые тендеры делаются под конкретную организацию-исполнителя, и другой оказывается трудно соответствовать условиям закупки. Случается, что для получения тендера участнику приходится искать еще несколько исполнителей с худшими предложениями. 

Разумеется, бывает и так, что все происходит честно. Но даже в этом случае система определения победителя может оказаться сложной, с высокой долей субъективности. 

Строгость обязательств 

Компания, которая выигрывает тендер, обязана его исполнить. Так что здесь важно действовать со всей возможной осторожностью. Желание маленького агентства ворваться на рынок и демпингом получить крупного заказчика может закончиться банкротством.  

Конфиденциальность контрактов 

Практически все тендеры выполняются с подписанием NDA. Такие клиенты часто не хотят, чтобы о них говорили, то есть этот кейс нельзя будет включить в портфолио. 

Что, если тендеры – это пока не для вас 

Если вы понимаете, что не готовы тягаться с большими игроками на таких условиях – возможно, имеет смысл отложить более близкое знакомство с тендерами на период, когда у вашей компании будет больший запас прочности. А пока можно попробовать получить свое от тендеров с меньшими заботами и рисками: 

1. Стать субподрядчиком агентства, которое выиграло тендер. 
2. Пообщаться с заказчиком насчет возможности работы без тендера. У крупных коммерческих компаний часто есть возможность пропускать без тендера контракты с бюджетом до определенной суммы – например, до 300 000 руб. 

Если же вы всё же хотите попробовать свои силы, есть несколько нюансов, которые вам важно знать. 

Что нужно, чтобы участвовать в тендере 

Сфера закупок – это океан, где плавают большие акулы. Она требует надежной команды, в которой вы уверены, и большого бюджета, которым вы можете распоряжаться. Так что если вы твердо решили попробовать свои силы на этом непростом пути, вам точно необходимы: 

• Выделенный сотрудник, который занимается поиском тендеров, общением с площадкой, подготовкой документов: анализирует тендеры и KPI, разбирается, какие тендеры сделаны под конкретное агентство, а в каких стоит поучаствовать, и все делает вовремя. Сотрудник, который попытается совместить задачи по тендерам со своими рабочими – например, продажник, – моментально завязнет в документации. 
• Выделенная группа специалистов, которая занимается подготовкой к тендеру и формирует тендерное предложение. И здесь нужно приготовиться к тому, что масштабные стратегии и макеты будут разрабатываться бесплатно. Если вы не выиграете тендер, работа пропадет, и не всегда ее результаты подойдут для использования в будущем. 
• Готовность работать по постоплате. Почти все гостендеры устроены так: вы тратите свои деньги, заказчик потом компенсирует их. Срок оплаты по договору часто достигает 90 дней, а еще бывает так, что клиент затягивает процесс, не соглашаясь с какими-то позициями отчета. И кредит здесь не выход – проценты сожрут всю выгоду. Для крупных агентств у рекламных систем есть особые условия, но не всегда сроки постоплаты системы соотносятся с клиентскими. Оптимальным решением здесь может стать бесплатная постоплата от eLama, которая предоставляется заказчикам на индивидуальных условиях и может быть скорректирована по лимиту и срокам.
• Также огромным плюсом будет контакт на стороне заказчика – человек, который сможет объяснить, что действительно нужно организатору торгов, что он хочет и не хочет видеть в коммерческом предложении, каков приемлемый процент комиссии. 

С негосударственными тендерами все несколько проще – зависит от учредительных документов и бизнес-процессов компании. Но у них – своя бюрократия, а соблюдение сроков не менее важно. 

Где найти информацию о тендерах 

Главная площадка для размещения государственных тендеров – ЕИС закупки. Чтобы участвовать в этих торгах, вам нужно будет выпустить электронную подпись, а также зарегистрировать свою компанию на сайте госуслуг и в Единой информационной системе в сфере закупок – ЕИС. 

На площадке Bidzaar заказы размещают негосударственные компании. Правда, здесь много тендеров не из сферы digital, но можно искать и находить что-то более подходящее. Для поиска подходящих размещений нужно авторизоваться. Искать можно по ключевым словам и по тегам площадки. 

Дополнительный плюс Bidzaar – возможность получать уведомления о ходе торгов в Telegram. 

Собственная тендерная площадка есть у ресурса Sostav. Кроме того, в новостной ленте на сайте проекта время от времени выходят объявления от запуске торгов и подборки тендеров. 

У многих крупных коммерческих организаций на сайтах есть раздел закупок, который они время от времени обновляют. Например, в архиве закупок компании «Медси» тендеров на разного рода маркетинговые услуги – несколько десятков. 

Тендеры – это множество факторов, которые нужно учесть, целый ряд неизвестных и большие объемы работы без гарантий результата. Но если цель для вас стоит того, чтобы оправдать все затраченные средства, почему бы и не попробовать. Хорошая подготовка и упорная командная работа способны творить чудеса. Успешных вам проектов!