Как эффективно управлять удаленной командой. Опыт агентства

В 2015 году в мире работало удаленно всего 7% человек. А в 2023 – уже 28%. При этом 99% людей хотят работать из дома по крайней мере один день в неделю. И даже консервативным компаниям приходится мириться с этим трендом. Как наладить работу, если сотрудники живут в разных городах и странах? Участник партнерской программы eLama – основатель агентства Oganov.digital Максим Оганов делится эффективными методиками для руководителей удаленных команд.

Максим Оганов, основатель агентства Oganov.digital

«Для работодателей, которые выбирают удаленный формат сотрудничества, есть несколько очевидных плюсов. Во-первых, можно набирать компетентных сотрудников со всей страны, привлекать профессионалов, которых сложно найти в их городе. Во-вторых, не нужно тратить деньги на обслуживание офиса, аренду помещений. А еще меньше текучки – сотрудники, которым позволяют работать из дома, реже меняют компании.

Но эффективное удаленное сотрудничество не складывается само собой – важно грамотно выстроить коммуникации и создать команду, готовую работать на результат. Расскажу, как это сделать, основываясь на собственном опыте».

Задачи руководителя удаленной команды

Помимо стандартных функций к задачам руководителя удаленной команды добавляются:

Помочь новому сотруднику освоиться в команде. При дистанционной работе человек может чувствовать себя оторванным от других. Если в офисе он может проявить инициативу и сам обратиться к другим сотрудникам, то в удаленной команде ему нужно как минимум знать контакты работников. Задача руководителя – добавить новичка во все рабочие чаты, познакомить с коллективом, открыть доступ к общим файлам, назначить отчетные встречи.
Организовать регулярные встречи по аудио- или видеосвязи. На них руководитель делится общей информацией о главных процессах в компании – новых проектах, расширении отдела, утверждении бюджета и других, а сотрудники отчитываются о проделанной работе. Мы проводим такие встречи не реже одного раза в неделю.
Выбрать систему контроля эффективности. Постоянный контроль рабочего времени сотрудника давит и создает ощущение, что руководитель не доверяет. Поэтому целесообразнее оценивать работу удаленной команды через результат. Ставить задачи удобно через CRM-сервисы, а обсуждать результаты можно на онлайн-встречах с сотрудником. Если штат небольшой, желательно запланировать еженедельные встречи один на один с каждым работником. Мы назначаем встречи через Битрикс. Каждый работник знает, в какой день и в какое время у него созвон с руководителем, на встречах у него есть возможность рассказать о своих задачах, обозначить проблемы, задать вопросы.
Создать возможность неформального общения. «Болталки» в мессенджерах, пятничные онлайн-встречи для отдыха, психологические игры и даже настоящие корпоративы – всё это нужно, чтобы сотрудники не чувствовали себя в изоляции. Мы созваниваемся каждую неделю по пятницам – делимся впечатлениями от рабочей недели, рассказываем о планах на выходные, шутим, обсуждаем события, которые не связаны с работой.

Чтобы добиваться высоких результатов, сотрудникам также важно регулярно проходить обучение – посещать курсы, участвовать в вебинарах или корпоративных тренингах. Хорошо, если в компании есть корпоративная библиотека полезных материалов. Обучение одновременно повышает и мотивацию членов команды, и их ценность как сотрудников.

Руководителю нужно повышать свой профессиональный уровень еще активнее. Начать можно с изучения книг:

«Как управлять хаосом и креативными эгоистами», Пол Вудс. Книга о том, как создать здоровую атмосферу в творческом коллективе дизайн-агентства.
«Работа в радость», Денис Бакке. Руководство о том, как сделать работу в коллективе экологичной и современной.
«Лидерство без вранья», Джеффри Пфеффер. Интеллектуальная книга, в которой пересматриваются традиционные советы руководителям.

Хотя эти книги рассчитаны на руководителей офисных команд, они также будут полезны и тем, кто управляет дистанционными сотрудниками. Если позволяет нагрузка, стоит регулярно посещать вебинары и тематические мероприятия для руководителей – сейчас многие онлайн-школы предлагают открытые уроки. Также будет полезно подписаться в соцсетях на руководителей и топ-менеджеров, которые делятся своим опытом и кейсами из практики – чтение блогов не займет много времени, но повысит насмотренность.

Коммуникация в удаленной команде: особенности и полезные инструменты

В офисе можно подойти к сотруднику в любой момент и задать ему нужный вопрос. Или созвать всех на совещание, не задумываясь о том, что кого-то может не быть на месте. При удаленной работе это сложнее.

Мы в агентстве взаимодействуем с сотрудниками через Telegram – это удобно и быстро. А о том, что человек приступил к работе, узнаем через CRM-систему Битрикс24.

Об общих созвонах договариваемся заранее, поэтому сотрудники точно знают, в какое время им необходимо быть на связи. В том же Битриксе есть календарь, где фиксируются все предстоящие встречи. Например, нужно созвониться по поводу запуска нового проекта – мы создаем событие в Битриксе и добавляем всех участников, они принимают приглашение, отмечают себе время встречи, и в назначенный день мы все созваниваемся в Zoom.

Совместная работа в команде

В нашем агентстве есть задачи, над которыми работают сразу несколько человек. Например, в создании лендинга участвуют дизайнер, маркетолог, копирайтер, продакт-менеджер. Все они взаимодействуют в онлайн-редакторе Figma – в режиме реального времени редактируют файл, оставляют комментарии, обмениваются мнениями.

Также мы используем другие сервисы:

Google Docs. Здесь удобно совместно редактировать таблицы или документы, вести отчетность – ответственный создает таблицу с разбивкой по сотрудникам, и члены команды заполняют отведенный им столбец. А еще можно создавать презентации, опросы, хранить корпоративные файлы.
FigJam – сервис на платформе Figma. Мы заменили им Miro, ушедший из России. Можно визуализировать стратегию проекта, этапы воронки и любые другие пошаговые задачи.
Notion – многофункциональный сервис для самых разных целей: от создания корпоративных документов и календарей до проектирования баз данных – увы, тоже ушел из России. Но есть неплохие альтернативы – ClickUp, Weeek.

А вот стандартными инструментами – например, почтой – почти не пользуемся. Ответа нужно ждать долго, режима совместного доступа нет. Поэтому электронную переписку ведем только с клиентами агентства через Google Workspace.

Сложности удаленного сотрудничества

Главная сложность в том, что сотрудники живут в разных часовых поясах: одни только начинают рабочий день, а другие его заканчивают. У нас гибкая система начала рабочего дня, поэтому мы изначально готовы к разным графикам. Но для некоторых должностей – например, для менеджеров по продажам – работа в разных часовых поясах может быть проблемной.

По своему опыту можем выделить и другие сложности:

Быстрое выгорание сотрудников. При удаленной занятости границы между работой и частной жизнью стираются. Часто сотрудники продолжают заниматься задачами по выходным или по ночам, и перенапряжение приводит к выгоранию.
Проблемы со связью или с техникой. У сотрудника может пропасть интернет, сломаться камера, сесть ноутбук. Иногда решить проблему быстро не получается, и работник может потерять 2-3 дня на ремонт.
Неорганизованность команды. Когда нет регулярных встреч и сотрудник предоставлен сам себе, он может срывать дедлайны, плохо выполнять свою работу. Часто это возникает потому, что удаленные работники пытаются совмещать несколько проектов одновременно.

Большинство проблем помогает решить грамотная организация процессов, о которой расскажем ниже.

Три подхода для оптимизации рабочих процессов

Существует три основных подхода к организации работы команды: Agile, Scrum и Kanban. Мы в компании используем Scrum, но разберу и другие подходы.

Agile

Agile – скорее философия, чем подход. На ней базируются и два других метода – Scrum и Kanban. Отдельно поясню, что значит, если менеджер компании говорит «Мы используем Agile-подход»:

В команде важнее процессы, а не документы. Например, нужно создать небольшой лендинг на Tilda из трех экранов под новый продукт. При традиционном подходе такая простая задача может растянуться на месяцы – сначала понадобится создать служебную записку, получить подпись генерального директора, утвердить график работ и еще много всего. При использовании Agile команда с этой задачей справится за несколько дней – разработает дизайн, напишет текст, соберет блоки и запустит рекламу без бумажной волокиты.
Готовность к изменениям. Если неожиданно что-то пойдет не по плану, команда легко подстроится. Уход сотрудника, срыв сроков, смещение приоритетов – такие проблемы не застанут врасплох, потому что все процессы перестраиваются в зависимости от ситуации.
Основа всего – коммуникации. В Agile-команде сотрудники взаимодействуют друг с другом независимо от должности. Программисты, маркетологи, продакт-менеджеры – все поддерживают связь и совместно работают над проектом.

В отличие от Scrum и Kanban, в Agile нет четких инструментов. Это принципы современного управления командой, которые применимы для любого формата работы. Если в компании уже есть устоявшаяся система, внедрить Agile может быть сложно. Но существуют отдельные специалисты – Agile-коучи, которые помогают компаниям перейти на этот подход. Они часто работают удаленно, ведь Agile – одна из самых популярных методик построения дистанционной команды.

Кому подходит: командам, которые работают со сложными проектами. IT-компаниям, маркетинговым и digital-агентствам, онлайн-бизнесу.

Чем удобен при дистанционной работе: отсутствие формализма и гибкость. Например, вы используете в маркетинге инфоповоды. Выходит популярный фильм, и в короткие сроки вы добавляете в рекламу отсылки к нему. Или из-за внешних событий несколько человек вынуждены сменить часовой пояс – вы быстро перестраиваетесь и позволяете сотрудникам работать по новому графику.

Scrum

Scrum – метод работы в Agile-команде. Мы придерживаемся этой модели с момента основания агентства – многие из наших сотрудников уже работали со Scrum до перехода к нам, поэтому такая система была привычной.

Его принципы:

Деление задач на спринты. Спринт – отрезок времени, обычно одна-две недели. Например, команде нужно запустить онлайн-курс. Это объемная задача, которую разделяют на несколько спринтов. В первом – проводят аналитику конкурентов, во втором – договариваются со спикерами, в третьем – готовят черновой контент и так далее. В одном спринте сотрудник может работать сразу над несколькими проектами.
Прозрачность. Любой сотрудник имеет доступ ко всей информации о работе над проектом.
Внедрение должности продакт-менеджера. Это специалист, который отвечает за продукт – от разработки до повышения его эффективности на рынке.
Регулярные собрания. На онлайн-встречах сотрудники обсуждают итоги спринта, ставят цели на следующий спринт, делятся возникшими проблемами.

Работать со спринтами удобно как в маленькой, так и в большой команде. Этот метод используют в Google, Amazon, Яндекс и многих других компаниях.

Кому подходит: и небольшим, и крупным компаниям, IT-проектам, digital-агентствам, любым командам, которые занимаются разработкой.

Чем удобен при дистанционной работе: задает темп, помогает придерживаться дедлайнов, координирует действия сотрудников. С помощью спринтов удобно оценивать эффективность удаленного работника – вы видите, как человек справляется со своими задачами, укладывается ли в поставленные сроки.

Kanban

В отличие от Scrum, Kanban не предполагает деления задач на строгие временные отрезки. Зато важную роль в нем играет визуализация и сдача проекта в срок.

Помните, как раньше в офисах сотрудники приклеивали на стол десятки разноцветных стикеров с записанными на них задачами? При методе Kanban создается одна виртуальная доска для всех участников проекта. А на «стикерах» – карточках – сотрудники фиксируют задачи. Их можно перетаскивать – например, из столбцы «Выполняется» в столбец «На проверке», группировать. Такие доски помогают визуализировать процесс работы над проектом и наглядно показать, что уже выполнено, а что еще предстоит сделать.

Кому подходит: небольшим командам, дизайн-агентствам, онлайн-бизнесу, отделу продаж.

Чем удобен при дистанционной работе: наглядно показывает, на каком этапе находится задача. Например, вы получили заявку от нового клиента. Менеджер по горячим продажам отмечает это в Битрикс24. Юрист сразу видит, что появилась новая заявка, и забирает ее в работу, чтобы составить договор.

5 правил, которые помогут сделать работу удаленной команды эффективнее

Будьте гибкими. Люди, которые работают из дома, часто сталкиваются с отвлекающими факторами – нужно покормить ребенка, вывести собаку на прогулку, приготовить обед. Оценивайте продуктивность сотрудника не по тому, как быстро он отвечает на сообщение в чате, а по качеству выполненной работы. А чтобы все задачи сдавались вовремя, ставьте дедлайны. Мы в компании распределяем сроки через Битрикс, но вы можете использовать другие инструменты. Если человек не укладывается в дедлайны, поговорите с ним и обсудите, с чем это связано. А если сотрудник может получать срочные вопросы, на которые нужен немедленный ответ, выберите способ быстрой связи – например, не вопрос в чате, а звонок на рабочий номер.
Соблюдайте трудовое законодательство. У сотрудника должен быть нормированный рабочий день, выходные и ежегодный отпуск. Если вы будете перегружать работников, они быстро выгорят и потеряют эффективность.
Будьте последовательны в своих действиях и решениях. Непредсказуемость демотивирует работников в офисе, а на удаленную команду влияет еще сильнее. Если вы будете противоречить себе, постоянно менять задачи и не объяснять свои решения, рискуете потеряете доверие и уважение команды.
Относитесь в равной степени уважительно ко всем работникам – независимо от их формата занятости. В консервативных компаниях удаленные работники, которые выполняют задачи из дома, могут сталкиваться с пренебрежительным отношением. Например, в некоторых компаниях, когда часть сотрудников оставалась на удаленке после отмены режима самоизоляции из-за пандемии, им не давали отпуск – «всё равно же не ходят на работу». Это закономерно вело к выгоранию сотрудников. Не делайте так.
Не забывайте о вознаграждении. У нас в компании введены KPI – чем лучше и активнее работник выполняет свои задачи, тем выше его доход. Если у вас нет возможности поощрять сотрудников материально, используйте нематериальные методы. Например, у нас есть доступ к бесплатной корпоративной библиотеке от «ЛитРес» и корпоративный психолог. Однако даже простая похвала помогает работникам почувствовать их ценность, а это положительно влияет на трудоспособность и повышает лояльность к компании. Так, например, мы используем в Битрикс24 функцию «Благодарность» и на всю команду агентства транслируем благодарность и похвалу сотруднику или продуктовой команде.