Как правильно поставить и принять задачу, чтобы на выходе получить нужный результат

Ошибка специалиста по контекстной рекламе в крупном проекте может привести к дополнительным трудозатратам и потере миллионов рублей рекламного бюджета. Проблема в том, что сотрудник сделал все ровно по задаче, которую неправильно сформулировали и поставили, а он на автомате принял. Как должна выглядеть задача, не требующая дополнительных уточнений и корректировок?

Первый этап эффективной работы с задачами – внедрение интегрированного во все процессы трекера. Например, мы используем Битрикс24. Но этого не хватит для того, чтобы навсегда избавиться от факапов, поэтому несколько лет назад мы разработали и внедрили в отделе контекстной рекламы свод правил, соблюдая которые экономим время и повышаем качество работы как отдельного специалиста, так и всей команды.

Постановка и принятие задачи

Оцените объем и дедлайн

Работа в режиме многозадачности – ежедневная реальность специалиста по контекстной рекламе. Новые задачи чаще всего появляются в тот момент, когда еще не завершена предыдущая: есть большой соблазн не отвлекаться и посмотреть ее лишь по окончанию текущего проекта. Лучше сразу проанализировать, сможете ли вы выполнить ее в срок. Если нет – оперативно сообщите об этом постановщику. Выясните приоритет и уровень загруженности других специалистов, после чего предложите сдвинуть дедлайн или привлечь дополнительные ресурсы.

Ответьте на вопрос «Что и зачем нужно сделать?»

Вдумчиво подходите к разбору задачи и выясняйте вводные условия: пересекается ли она с другими задачами, как влияет на процесс в краткосрочной или долгосрочной перспективе, есть ли опыт решения аналогичных задач или шаблоны, зачем клиенту нужны эти данные, какие бизнес-задачи он планирует решить с их помощью и т.д.

Недавно клиент попросил нас выгрузить количество конверсий по часам за последние 2 месяца. Если бы специалист по контекстной рекламе молча приступил к выполнению, ему пришлось бы подключить к работе аналитика, поскольку таких данных нет в стандартном отчете. В итоге – несколько часов работы аналитика и выгруженный файл с множеством данных, которые клиенту сложно обрабатывать.

Мы пошли другим путем: сначала выяснили, зачем клиенту нужны эти данные и как он их планирует использовать. Оказалось, что он хочет понять — оставить или убрать доставку в ночное время, проанализировав конверсионность по часам. Эти данные у нас уже были, поэтому мы просто сделали скриншот части отчета и добавили комментарии с рекомендациями.

Нужно четко понимать и комплексно оценивать поставленную задачу, чтобы предоставлять информацию, которая нужна клиенту для принятия решения.

Разбейте задачу на этапы

Необходимое условие выполнения дедлайнов. Как правило, часть этапов можно сделать одновременно. Специалисту будет легче соблюсти сроки, если он знает, как правильно объединять и параллелить процессы.

Разбивка на несколько составляющих частей избавит вас от лишних переживаний по поводу сложности и объема предстоящих работ, а также ускорит и упростит выполнение задачи. Некоторые специалисты пугаются масштаба, точнее предстоящей загрузки на несколько дней вперед, поэтому предпочитают дробить на итерации и оценивать результат как по отдельности, так и в комплексе работ по проекту.

Что делать, если столкнулись с проблемами

Недостаточно знаний для выполнения поставленной задачи

Наша отрасль динамично развивается: площадки модернизируются, правила корректируются, появляются новые инструменты и форматы, при этом часть информации теряется в чертогах памяти. Специалист должен уметь работать в состоянии многозадачности, не паниковать и не теряться, продолжая обучаться прямо в процессе. Если по какой-то причине вы не знаете, как выполнить отдельный пункт, то действуете следующим образом:

• изучите официальную справку площадки;
• посмотрите новости площадок – рассылки за последние недели;
• почитайте блог компании, актуальные статьи по теме от экспертов по обучению Яндекса и спикеров Google, коллег из крупных агентств;
• после этого, если остались вопросы, спрашивайте у опытных коллег.

Так мы экономим время друг друга и развиваемся с профессиональной точки зрения, используя открытые источники информации. Нужно четко сформулировать вопрос применительно к конкретной ситуации, прежде чем отправляться к специалистам с вопросом. Коллеги в агентстве всегда помогут, но нужно с уважением относиться к занятости других сотрудников.

Сложная и объемная задача

Для начал разбиваем ее на части и составляем подробное описание каждого этапа, а также чек-лист для повторяющихся действий, чтобы систематизировать работу.

В аккаунтах со 100+ рекламными кампаниями на несколько регионов задачи часто повторяются. В хаотичном потоке данных вы можете забыть важную деталь, которая в конечном итоге негативно скажется на общем результате.

В первую очередь нужно выстроить структуру, визуализировать последовательность действий и следовать подготовленному чек-листу.

Пример чек-листа:

1. Выбираем нужные города, используя формулу =название ~[Барнаул;Волгоград;Волжский];
2. Выбираем одну РК и группу в ней во всех выбранных городах;
3. Проверяем в каждой группе прометку в креативах. Должно быть var_1 и var_2;
4. Вместе с этим в каждую группу добавляем копированием третий креатив, если нужен, и проставляем ему метку var_3;
5. Выделяем все группы. Ставим расширенный фильтр на ссылку var_1

• Вставляем массово заголовок.
• Вставляем текст.
• Вставляем отображаемую ссылку.
• Проверяем, что в объявлениях используется нужный URL. В бренде, конкурентах и пакетах должна быть ссылка на калькулятор.

6. Повторяем пункт 4 для объявлений с прометкой var_2 и var_3. Отображаемая ссылка у них единая, поэтому вставляем её в var_2 и затем сразу в var_3;

7. Повторяем все от пункта 2 до 5 для всех РК и групп, кроме конкурентов;

8. Выделяем каждый город, в который добавили креативы по очереди;

9. Ставим фильтр на каждый URL и меняем условия (цены) во всех объявлениях на актуальные;

10. Просматриваем условия в БС и описаниях. Меняем, если они неактуальные.

Подключаете коллег к задаче

То есть становитесь постановщиком подзадачи. Разобрались в нюансах выполнения задачи – значит составьте подробное описание для коллег, дайте чек-листы, объясните, как должен выглядеть результат, чтобы им не пришлось проделывать ваш путь заново. Старайтесь играть на опережение и предвосхищать возможные вопросы. Так коллеги смогут быстрее приступить к задаче.

Задача занимает больше, чем один день

Сообщайте постановщику статус выполнения задачи – что сделано за день и какой прогноз на ближайшее время. Действуйте оперативно и не ждите, когда коллега начнет задавать предметные вопросы о выполненных работах. Рекомендую всегда прописывать промежуточный результат в задачу. В любой момент аккаунт-менеджер сможет подробно рассказать клиенту о ходе проекта и аргументировать каждый шаг специалистов, подкрепив его точным прогнозом с учетом последних изменений.

В процессе появились новые детали

Обязательно фиксируйте нюансы в описании задачи, дополняйте комментариями, если появились новые вводные. Например, вы всегда сможете восстановить хронологию событий с помощью обсуждения в задаче и подробно объяснить, почему вы сделали именно так – удалили или добавили ключевые слова, поменять ставку и т.д.

Уложиться в дедлайн не получится

Такое тоже бывает, к счастью, довольно редко. Секрет в подстраховке и уважении к коллегам, с которыми вы вместе достигаете поставленной цели, а не в том, что мы создали идеальный механизм без просроченных сроков и форс-мажоров.

В первую очередь нужно предупредить постановщика, когда вы поняли, что не успеваете уложиться в дедлайн. Специалист должен понять… чем раньше, тем лучше. Объяснить причины – какая часть будет выполнена в рамках поставленного срока, а какая позднее, предложить решение. Что мы делаем, если не укладываемся в дедлайн – переносим его, привлекаем дополнительные ресурсы, меняем или сокращаем задачу. Принимая задачу, мы автоматически принимаем дедлайн.

Правила сдачи работы

Отчитывайтесь за результат, а не за процесс

Клиента вряд ли обрадует ответ из серии «Мы старались, что-то делали, но ничего не изменилось», так как процесс в конечном итоге должен приводить к измеримому результату, который показывает эффективность вашей работы. Нужно перечитать текст задачи и комментарии, повторить каждую деталь: внести данные в Google Документы, удалить слово и т.д. Если последний пункт звучит как «проставить статус выполнения в Excel», а вы работали три дня, но статус не отметили, то задача не выполнена.

Проверяем ошибки

Хороший специалист самостоятельно находит и исправляет свои ошибки, плохой – ждет, пока за ним подчистят коллеги. Плохо, если его ошибки увидит не старший специалист или аккаунт-менеджер, а сразу клиент, хотя это большая редкость благодаря дополнительной подстраховке внутри агентства. Вы сами должны контролировать качество выполнения поставленной задачи вместо того, чтобы надеяться на высший разум в лице постановщика.

При планировании сроков выполнения задачи заложите 5–10% общего времени на проверку. Если с задачей помогает коллега, то он проверяет свою часть, а вы перед итоговой сдачей – и его, и себя.

Вывод

Эти правила отлично работают в любой команде, где над решением задачи трудится больше одного человека. Сразу договоритесь о том, как вы ставите, выполняете и сдаете задачи. С каждым новым сотрудником мы отдельно разбираем все детали перед началом его работы в отделе, а не просто вручаем ему краткую памятку с руководством.

Системный подход к задачам, налаженная коммуникация, оперативные корректировки и полноценное информирование о ходе реализации поможет повысить эффективность отдела и снизить влияние человеческого фактора на общее развитие проекта, избавив вас от непредвиденных обстоятельств.