Облачное хранилище – онлайн-сервис, с помощью которого файлы можно хранить на удаленных серверах. Это удобная альтернатива внешнему носителю – можно не брать с собой флешку или жесткий диск и всегда иметь необходимые документы под рукой.
Помимо хранения информации, облако обеспечивает возможность совместной работы – для этого владельцу папки необходимо настроить режим доступа: от чтения до редактирования. Файлы не нужно пересылать по почте или в мессенджере – достаточно загрузить их на удаленный диск и дать доступ нужным людям. При этом данные в безопасности хранятся на разных серверах. Даже если один из них выйдет из строя, информация не потеряется.
Об основных правилах использования облачных хранилищ рассказывает Александр Зинченко, технический руководитель облачного хранилища Яндекс 360.
Пароль с цифрами, буквами и символами
Когда придумываете пароль, старайтесь сделать его сложнее. Это может быть сочетание памятных даты и места или имени, а может, вы просто любите придумывать максимально запутанные коды. Помните одно из главных правил безопасности – не использовать один и тот же пароль для всех аккаунтов. Это важное условие защиты ваших данных, поэтому постарайтесь придумать уникальное сочетание.
Главное не забыть его, когда будете вводить в следующий раз.
Структура всему голова
Любой диск должен быть хорошо организован – это залог продуктивной работы. Не нужно тратить время, чтобы искать необходимый файл, когда все систематизировано по папкам с названиями и условными обозначениями. Совет – унифицируйте названия папок с одинаковыми файлами, например, договорами или презентациями. Так будет легче ориентироваться и воспользоваться поиском в случае потери среди большого количества папок.
Иначе вы потратите больше времени на то, чтобы найти нужное. Представьте, что тысячи файлов разбросаны по хранилищу – это совсем не способствует оптимизации рабочего процесса.
Контролируйте совместный доступ
Как владелец удаленного хранилища, вы всегда должны знать, кто имеет к нему доступ. Удаляйте из списка имеющих доступ старые аккаунты, людей, которые больше с вами не работают. Если меняете телефон, планшет или компьютер, не забудьте выйти из аккаунта на старом устройстве. Такие меры защитят ваше облако от несанкционированного доступа, утечки данных и просто от недобросовестных коллег, которые могут удалить или переименовать файл.
В противном случае доступ к конфиденциальной информации могут получить третьи лица, а это первое, о чем предупреждает служба безопасности любой компании.
Создавайте резервные копии
Несмотря на то, что облако обеспечивает сохранность файлов, иногда стоит сделать копию особенно важных документов, которые точно не должны быть потеряны. Кому-то удобнее хранить информацию на флешке, а кто-то просто переносит файлы в резервный аккаунт.
Вернемся к ситуации с совместным доступом: периодически кто-то может случайно удалить файл или внести в него ненужные правки, и тогда могут возникнуть проблемы. А когда у вас есть копия оригинала файла, вы можете отложить успокоительное в сторону и поручить провинившемуся восстановление информации по исходным данным.
Следите за уведомлениями
Облачные хранилища присылают уведомления, когда кто-то вносит правки в файлы или просит дать к ним доступ. Обращайте внимание и отслеживайте незнакомые или непонятные аккаунты – всегда лучше уточнить у коллег, кто такая «Ромашка3000».
Вместо послесловия
Облако – это удобный способ хранить большой объем информации и работать с ним в любое удобное время любым необходимым коллективом. Несмотря на безопасность удаленных архивов, всегда стоит самостоятельно следить за сохранностью ваших файлов и отслеживать их перемещения. На всякий случай заглядывайте в корзину, чтобы там не оказалось важного файла.
Благодаря облачным технологиям бизнес может позволить себе сотрудников на удаленке без потери продуктивности, а коллеги будут иметь доступ ко всем необходимым данным.
Теги:
