Как HR, PR, маркетингу и другим командам в небольших компаниях, где и так вечно не хватает рук, перестать вручную собирать заявки, анкеты, анализировать результаты кампаний, привлекать больше лидов, не терять задачи и оперативнее отвечать на запросы? Помогут онлайн-формы. Об их настройке и преимуществах – в нашем материале.
Современные решения
Получать регулярный фидбэк сегодня необходимо любому бизнесу, от небольших проектов до крупных компаний. Но особенно это актуально для МСП: на старте обычно нет ресурсов на лишние руки в IT, кадрах, маркетинге, поэтому каждый контакт с клиентом и сотрудником становится источником ценных инсайтов. Чтобы понимать, что действительно работает, бизнесу нужно регулярно собирать мнения, впечатления и прогнозы.
Одна из точек входа в автоматизацию для малого и среднего бизнеса – это онлайн-формы: с их помощью можно быстро принимать заказы, квалифицировать лиды, получать обратную связь и без ошибок передавать информацию дальше. Они позволяют «упаковать» ручные операции в повторяемые цифровые сценарии. Одно из главных преимуществ этого инструмента в том, что он недорогой и доступный.
Конструкторы форм предлагают «умные» блоки: вопросы с валидацией, логикой показа (покажи-скрой в зависимости от ответов), разбивку по страницам, массовое дублирование страниц/блоков и каталог готовых вопросов, который ускоряет сборник типовых полей. Все это сокращает ручную рутину: менеджер получает структурированные данные, а не пачку писем или строк в таблице. Поддержка API и вебхуков (механизмов, которые позволяют приложениям автоматически отправлять уведомления и данные другим сервисам) дает еще одно преимущество – ответы автоматически попадают в CRM, тикет-систему, таблицу или BI-дашборд без ручного копирования.
Формы предлагают разные сервисы:
- Google Forms удобно связаны с Google Sheets, а еще у компании есть полноценный Forms API для разработчиков, что позволяет автоматизировать чтение/запись форм и ответов.
- Typeform удобен тем, что форма выглядит как диалог: человеку задают вопросы по очереди, и он просто отвечает, как в чате – это повышает вовлеченность и делает анкету менее утомительной.
- Jotform подойдет, если нужно собрать форму–«конструктор»: в сервисе есть готовые блоки для разных задач, возможность показывать или скрывать вопросы в зависимости от ответов и легко связывать форму с другими сервисами – например, CRM или почтой.
Из отечественных решений одним из удобных считается Яндекс Формы – сервис для создания анкет и опросов, который является частью виртуального офиса Яндекс 360. Приложение удобно как для лэптопов, так и для мобильных устройств. Есть возможность настраивать логику переходов (например, показывать разные вопросы в зависимости от ответа), подключать подсказки и варианты ответов. Результаты можно выгрузить в панели администратора в документ формата .xlsx/.csv/.json. Формы легко встраивать в сайты: для этого при необходимости генерируется готовый код.
Недавно интерфейс и конструктор форм получили обновления. Среди них новый UI, который предлагает больше функций и возможность фильтровать по избранным формам. Появился удобный каталог вопросов и панель «Содержание», с которыми стало проще ориентироваться в больших опросах. А страницы формы теперь можно дублировать целиком и настраивать условия их появления – то есть вы можете быстро собирать серию похожих страниц и показывать те блоки, которые релевантны конкретному респонденту. Эти изменения прямо упрощают создание сценариев вопросов и ускоряют работу команды.
Внедрить и быстрее получить отдачу
Для начала следует определиться с процессом, который чаще всего выполняется в ручном режиме, – входящие заявки, регистрация на события, первичная квалификация лида или заявка в поддержку. Начинайте с одной простой формы вместо попытки оцифровать все сразу: так можно отработать алгоритмы работы, сделать и исправить ошибки, проанализировать результаты.
Шаг второй – продумайте сценарий заполнения: какие вопросы нужны обязательно, где пригодится логика показа (чтобы респондент видел только релевантные поля), какие ответы должны вести к созданию задачи в учетной системе. Используйте дублирование страниц и справочник вопросов, чтобы ускорить сборку типовых блоков: это особенно экономит время при масштабировании опросов и регистраций.
Затем автоматизируйте передачу данных. Можно интегрировать Формы с Трекером, Почтой или Вики, чтобы автоматически создавать задачи, получать уведомления о заполнении формы или сразу вносить ответы в базу знаний компании.
Не забывайте тестировать и отслеживать процессы: настройте уведомления для команды на случай, если важная заявка приходит ночью, заведите простые метрики, например, время до первого ответа, конверсию заполнения формы в оплату/встречу, долю отсеянных лидов. Малые команды выигрывают от быстрых и частых итераций: одна улучшенная форма – реальная экономия часов в неделю на другие задачи развития. Кроме того, оперативное получение качественной обратной связи влияет и на скорость принятия решений.
Подойти к задаче с умом
Автоматизация экономит время, но требует дисциплины при работе с информацией. Убедитесь, что вы соблюдаете правила хранения персональных данных и информируете респондентов об их обработке (особенно если собираете телефоны и email). Делайте валидацию полей (телефон, email), чтобы снизить количество «мусорных» заявок, и не забывайте чаще делать выгрузки ответов в .csv/.xlsx или сохранять их в настроенную с помощью API внешнюю базу. Документы и интерфейсы API часто меняются – держите одну рабочую форму как «эталон» и вносите изменения через контролируемый процесс, чтобы не потерять совместимость интеграций.
Помните и о содержательной части опроса или анкеты: чем длиннее и «тяжелее» форма, тем выше риск, что пользователь ее не закончит. Тогда как цель любого исследования или опроса – не просто собрать данные, а провести человека до конца, сохранив мотивацию.
Формы предлагают пользователям на старте готовые шаблоны, справочник вопросов и функцию включения логики показа – это заметно уменьшает рабочую нагрузку. А когда появится стабильный поток, можно подключать API/облачную функцию для передачи данных в CRM или BI – то, что раньше могли позволить себе только крупные компании.
Теги:
