Когда задача выполнена неверно, либо не выполнена совсем, часто виноват не только исполнитель, но и постановщик. Ведь правильная постановка напрямую влияет на эффективность и качество выполнения. Например, вы не дали инструменты, забыли приложить инструкции, не объяснили конечные цели. В результате сотрудник или подрядчик сделал совсем не то, что вы ожидали увидеть.
Еще одна сложность в том, что очевидные для постановщика вещи совсем не очевидны для исполнителя. Постановщик может не знать, какие именно инструменты, данные и информация потребуются при выполнении задачи. Чтобы не происходило разночтений, лучше использовать способы постановки задач, которые позволяют не упустить что-то важное и повысить шансы на успех. Расскажем о них подробнее на примерах.
SMART
Это один из наиболее известных подходов. Он позволяет сформулировать задачу максимально понятно и конкретно, собрать в единое целое всю необходимую информацию. Сначала с помощью этого способа ставили цели. Также он подходит и для постановки задач.
Каждая буква аббревиатуры обозначает критерий корректно поставленной задачи. Она должна быть:
- Specific – конкретной;
- Measurable – измеримой;
- Achievable – достижимой;
- Relevant – значимой;
- Time bound – ограниченной во времени.
Задача должна соответствовать всем пяти перечисленным выше критериям.
Пример. Например, заказчик хочет больше трафика из контекста с июня по август – в высокий сезон. Для этого он формулирует задачу подрядчику. Чтобы она соответствовала SMART, ее можно поставить так:
К 1.06.2020 нужно увеличить на 20% трафик с контекстной рекламы за счет запуска Google Ads, РСЯ и YouTube.
Сформулированная таким образом задача является:
- конкретной – понятен желаемый результат и способ достижения;
- измеримой – указано, на сколько процентов требуется повысить трафик;
- достижимой – учитывая, что РСЯ, YouTube и Google Ads пока не запускали;
- значимой – заказчику важно получить в сезон больше трафика, чтобы увеличить прибыль;
- ограниченной во времени – есть срок, к которому нужно выполнить задачу.
TOTE
С помощью этой модели часто ставятся задачи программистам. Она работает по принципам алгоритма. Также модель вполне подходит и для взаимодействия заказчиков и исполнителей других специальностей. Она позволяет разложить по полочкам задачу и процесс работы над ней, поэтому может применяться для постановки задачи новичкам.
В отличие от SMART, буквы аббревиатуры TOTE означают не критерии, а части ТЗ и этапы работы над задачей.
- Test1 – что конкретно нужно сделать или какой результат получить;
- Operation – что нужно сделать для получения результата;
- Test2 – как мы сможем узнать, что приближаемся к результату;
- Exit – как мы определим, что выполнили задачу.
Этот подход позволяет исполнителям лучше понять, что нужно сделать. Он показывает, как можно прийти к результату и определить, что получили именно то, что задумывалось.
Пример. Опытный контекстолог взял в ассистенты новичка и решил начать обучение с самого простого. Например, предложил подготовить объявления. Эта задача, поставленная по модели TOTE, может выглядеть следующим образом:
Нужно составить объявления для рекламной кампании ресторана.
T1: Необходимо составить объявления с учетом согласованной с клиентом концепции (в файле) по нашим правилам (в чек-листе) и шаблону (прилагаю). В каждом объявлении должен быть текст, два заголовка, отображаемые и быстрые ссылки.
O: Чек-лист:
- Ознакомиться с концепцией и чек-листом по созданию объявлений;
- Скопировать ключевые фразы в шаблон и для каждой заполнить все поля;
- Проверить объявление на соответствие ограничениям Яндекс.Директа по приложенному чек-листу;
- Согласовать результат со мной.
T2: Чтобы избежать доработки, делай все в такой последовательности.
E: Результат – заполненный и согласованный шаблон, который можно загружать в Яндекс.Директ.
HD-RW-RM
Эта модель позволяет предоставить исполнителю всю нужную информацию и не забыть ничего важного. Частично она похожа на SMART, но учитывает не критерии исполнения, а информационные части ТЗ.
Каждая буква аббревиатуры обозначает раздел шаблона, по которому удобно ставить задачу:
- Header – заголовок. Содержит ответ на вопрос «Что необходимо сделать»;
- Description – описание. Оно погружает в детали и контекст задачи;
- Result – результат. Содержит критерии, по которым можно понять, что задача выполнена;
- Way – путь. Он может содержать информацию о том, с чего начать выполнение задачи, или четкий алгоритм с контрольными точками;
- Redline – приоритет и время. Они определяют сроки и показывают степень важности поставленной задачи;
- Motivation – мотивация. Она объясняет, почему результат важен исполнителю, постановщику задачи и прочим заинтересованным сотрудникам.
Основное отличие способа постановки задач HD-RW-RM от других заключается в блоке «Мотивация». Когда исполнитель понимает, зачем это нужно, то более ответственно подходит к тому, что делает.
Пример. Маленькая команда контекстологов постепенно начинает расти. Чтобы безболезненно масштабироваться и не снижать качество работы с проектами, необходимо стандартизировать процессы. Один из наиболее опытных членов команды получает задачу описать настройку кампании в Яндекс.Директе по этапам. Он должен учесть все нюансы, так как четкость процессов в дальнейшем повлияет на доход каждого отдельного специалиста и всей команды в целом.
Задача, поставленная по HD-RW-RM, может выглядеть следующим образом:
Необходимо стандартизировать настройку рекламных кампаний в Яндекс.Директе.
| Заголовок | Подготовить описание процесса настройки кампаний в Яндекс.Директе. |
| Описание | Мы должны стандартизировать процессы работы над проектами. Начнем работу с настройки кампаний в Директе.
В работе больше всего именно таких задач. Чтобы с ними успешно справлялись и новички, и опытные сотрудники, нужен четкий алгоритм выполнения. |
| Результат | Мы должны получить пошаговую инструкцию в Google Docs и чек-лист, который можно прикладывать к новым задачам в таск-менеджере. |
| Путь | Проанализируйте свой опыт: опишите алгоритм, по которому работаете сами. Не забудьте указать моменты, в которых наиболее часто совершаются ошибки.
Потом покажите наработки паре опытных ребят. Вероятно, они посоветуют, как можно повысить эффективность каких-либо этапов. А затем покажите алгоритм 2–3 новичкам. Они зададут вопросы, вы доработаете, а потом согласуем. |
| Время и приоритет | Задача важная. У нее первый приоритет после проектов клиентов. Будет отлично, если мы начнем работать по новому процессу 30 ноября, через месяц. |
| Мотивация | Наша команда растет. С помощью алгоритма мы сможем быстрее и эффективнее работать над кампанией клиента.
Это означает, что у нас будет больше дополнительных проектов и выше доход. |
Эта задача влияет на прибыль и репутацию, поэтому является важной. Но ее выполняет опытный сотрудник, поэтому можно обойтись без раскладывания всего процесса по полочкам.
Кстати, повысить прибыль от ведения рекламной кампании можно не только увеличивая клиентскую базу, но и участвуя в партнерских программах. Например, партнерская программа Click.ru помогает получать до 18% от рекламного оборота клиентов.
CLEAR
Автор методики – гребец и канадский бизнес-тренер Адам Крик. Он разработал ее в качестве альтернативы SMART. В отличие от SMART, с помощью CLEAR можно ставить более гибкие задачи, способные изменяться по обстоятельствам.
Каждая буква аббревиатуры – критерий, которому должна соответствовать корректная задача:
- Collaborative – командная, сотрудники должны работать вместе;
- Limited – ограниченная во времени и достижимая (по аналогии со SMART);
- Emotional – эмоциональная, вызывающая интерес у исполнителей;
- Approachable – доступная, делится на небольшие подзадачи;
- Refinable – гибкая, корректируется при выполнении.
Этот метод используется при постановке задачи группе исполнителей или нескольким сотрудникам. В противном случае в нем теряется смысл.
Пример. В системах контекстной рекламы регулярно появляются новые инструменты и обновления. Чтобы быть в тренде и не потерять клиентов, в отдел контекстной рекламы поступило предложение: все специалисты должны ежемесячно изучать обновления, тестировать их на разных проектах и предлагать клиентам идеи по оптимизации.
Задачу можно поставить по CLEAR таким образом:
До 10 числа каждого месяца направьте клиентам идеи по подключению новых инструментов Google Ads и Яндекс.Директа.
Так она будет:
- командной – задача стоит перед всем отделом, сотрудники будут помогать друг другу разбираться в обновлениях и составлять предложения;
- ограниченной – ее можно достичь в указанные сроки (до 10 числа);
- эмоциональной – нестандартная, позволяет проявить знания и навыки в маркетинге;
- доступной – дробится на несколько подзадач: изучение обновлений, анализ проектов в работе и пр.;
- гибкой – в один месяц Google Ads меняется незначительно, а в другой – выпускает обновления одно за другим.
FAST
Этот метод разработал Массачусетский технологический институт тоже в качестве альтернативы SMART. FAST ориентирован на амбиции исполнителей и командную работу, поэтому с низкой долей вероятности подойдет для постановки рядовых задач типа анализа площадок в РСЯ или сбора семантики.
Как в CLEAR и SMART, каждая буква аббревиатуры – это определенный критерий задачи:
- Frequently discussed – часто обсуждаемая. В команде постоянно говорят о ней, чтобы ничего не упустить;
- Ambitious – амбициозная. Задача не легкая, но выполнимая. Она может вдохновить выполняющих ее сотрудников на достижение большего;
- Specific – по аналогии со SMART – конкретная;
- Transparent – прозрачная. Саму задачу и желаемую цель видит и понимает вся команда.
С помощью этой методики можно ставить важные для компании или проекта задачи так, чтобы они все время были в фокусе и качественно выполнялись.
На выбор между SMART, CLEAR и FAST влияет тип и важность задачи, а также тот, кому она поставлена.
Пример. В агентстве приняли решение, что прозрачные и понятные отчеты по контекстной рекламе повысят уровень клиентского сервиса. Перед отделом поставили глобальную задачу: найти подходящий инструмент для переноса всей клиентской отчетности.
Задача может быть сформулирована по FAST так:
До 1 июня подберите и внедрите систему визуализации информации с возможностью выстраивать динамические отчеты по контекстной рекламе. Он должна сделать отчетность понятнее для клиентов и быстрее для специалистов.
Разберем по критериям:
- часто обсуждаемая – поставленная задача касается каждого сотрудника отдела, поэтому будет обсуждаться;
- амбициозная – она глобальная и поэтому непростая, но достижимая;
- конкретная – демонстрирует результат (динамические отчеты в системе визуализации данных);
- прозрачная – каждый сотрудник понимает, что будет делать (подбирать и внедрять) и для чего это нужно (сделать отчеты доступнее и ускорить процессы).
7 инструментов, которые помогут ставить задачи
Использовать разные методы постановки задачи или выбрать какой-либо один – решение за вами. Но независимо от способа постановки каждая задача должна быть где-то зафиксирована. Мы предлагаем вам несколько таск-менеджеров, в которых вы сможете ставить задачи любым из перечисленных выше способов. Ориентируйтесь на потребности и размеры вашей команды.